Hernieuwde samenwerking na mediation

1 september 2021

Essentie

Nadat een werknemer ontslag heeft genomen en als ZZP’er aan de slag gaat, krijgen hij en zijn voormalig werkgever een geschil over een relatie- en boetebeding. De zaak escaleert snel en leidt tot een Kort Geding. De-escalatie in mediation leidt tot een oplossing van het geschil. Het verleggen van de focus op het juridische geschil naar het relationele en de toekomst stelt partijen in staat om een doorbraak te maken

Inhoud mediation

Casus

A is ondernemer op het gebied van technische diensten en levering van technische apparatuur. Hij betrekt deze apparatuur bij derden en heeft een exclusief recht ze in Nederland te verkopen en het onderhoud te doen. Hij heeft hard gewerkt om te komen waar hij nu is en heeft een tiental mensen in dienst. Zij werken in de binnen- en buitendienst en als servicemonteur.

Werknemer B treedt rond 2010 in dienst bij A als servicemonteur. In de loop der jaren ontwikkelt B zich als een goede monteur die gespecialiseerd is in service met betrekking tot een aantal specifieke producten. Bepaalde klanten van A vragen om B als er service geleverd moet worden.

In 2020 zegt B de arbeidsovereenkomst met A op en gaat als ZZP’er aan de slag als servicemonteur. Bepaalde klanten van A komen al snel rechtsreeks bij B terecht voor de service aan de apparatuur.

In de door B opgezegde arbeidsovereenkomst staat een relatiebeding met daaraan gekoppeld een boetebeding. Het is B, op straffe van een forse boete, verboden contacten aan te gaan of te onderhouden met (potentiële) relaties van A. Het begrip “relaties” is zeer ruim geformuleerd en het beding is van onbeperkte duur. Omdat B aan de slag wil gaan bij bepaalde klanten van A, die specifiek naar hem vragen, vraagt hij A daarvoor toestemming. A reageert via zijn advocaat met de mededeling dat hij die toestemming niet verleent, verwijzend naar het relatiebeding.

B schakelt vervolgens ook een advocaat in. Overleg tussen beide advocaten leidt tot niets en B start een kortgedingprocedure. B stelt zich op het standpunt dat het relatiebeding te algemeen geformuleerd is en dat men hem er redelijkerwijze niet aan kan  houden. Dit beding betekent immers dat hij helemaal geen werkzaamheden, waarin hij gespecialiseerd is, kan doen. A stelt zich op het standpunt dat het relatiebeding duidelijk is en dat A daaraan gehouden moet worden. In reconventie vordert hij een boete voor het reeds overtreden hebben van het relatiebeding. De rechter in Kort Geding verwijst, partijen gehoord hebbende, de zaak naar mediation.

Er vinden eerst twee vertrouwelijke voorgesprekken plaats tussen enerzijds werkgever en de mediator en anderzijds de werknemer en de mediator. De advocaten nemen niet deel aan de voorgesprekken. Zij menen beiden  dat het  beter lijkt dat de mediator met partijen zelf praat. Eén van de advocaten geeft aan dat de communicatie tussen beide advocaten ook niet heel soepel loopt in deze kwestie.

Tijdens de voorgesprekken komt er voor de mediator nuttige informatie naar voren. Zo blijkt dat A en B niet alleen een werkrelatie hebben maar ook privé bij elkaar over de vloer kwamen. Zij wonen bij elkaar in de buurt, waar de meeste mensen elkaar kennen. Ze hebben vaak samen zakenreizen ondernomen. A is heel trots op wat hij heeft bereikt en vindt dat hij heel goed is voor zijn personeel. Hij is gepikeerd dat B de arbeidsovereenkomst heeft opgezegd. Enerzijds omdat B nooit duidelijk heeft gecommuniceerd dat hij ontevreden was. Anderzijds ziet hij het als een trap na voor wat hij allemaal voor B gedaan heeft, zowel zakelijk als privé. Dat hij nu ook nog zijn klanten wegkaapt gaat A echt te ver. Het vertrouwen van A in B is ernstig geschonden.

De advocaat van A is zijn huisadvocaat. A neemt geen enkele zakelijke beslissing zonder ruggenspraak met hem.

B vindt dat hij wel wat meer waardering had mogen krijgen van A voor wat hij deed. Klanten vroegen speciaal naar hem, maar dat werd niet gewaardeerd. Hij kreeg zelfs een keer geen loonsverhoging toen anderen dat wel kregen. Daarnaast heeft hij zich ook wel wat laten meeslepen door de verhalen van anderen dat hij meer zou kunnen verdienen als ZZP’er dan als werknemer. Hij heeft de nodige financiële verplichtingen lopen waar hij zich zorgen over maakt. Verder erkent B dat hij het richting A allemaal niet zo handig heeft aangepakt. Hij heeft wel eens wat hints gegeven dat hij weg wilde, maar heeft zich daar nooit duidelijk over uitgesproken. B wil de zaak graag oplossen, omdat hij er stress van krijgt. Daarnaast heeft hij weinig financiële ruimte en al helemaal niet op om nog langer te procederen.

Ook wordt duidelijk dat het niet echt botert tussen de advocaten van partijen. Beide partijen geven aan dat de zaak snel op scherp is gezet.

Op basis van de verkregen informatie stelt de mediator voor om een gezamenlijke bijeenkomst te houden, waarbij de eerste twee uren alleen partijen en de mediator aanwezig zijn. Na twee uur zullen de advocaten aanschuiven. Partijen en advocaten stemmen daarmee in. Reden voor deze aanpak is dat de mediator vreest dat met de aanwezigheid van advocaten vanaf het begin de zaak onnodig gejuridiseerd zal worden en er te weinig ruimte zal zijn om een gesprek te voeren over de aanleiding en achtergrond van het conflict.

Tijdens de gezamenlijk bijeenkomst laat de mediator partijen eerst aan elkaar vertellen wat ze dwars zit. Dat gesprek heeft namelijk nog niet plaatsgevonden. De zaken die in de voorgesprekken naar voren zijn gekomen worden nu door partijen naar elkaar uitgesproken. Al vrij snel klaart de lucht en ontstaat er over en weer begrip voor elkaars handelen. Ze kijken daarna vooruit, hoe willen ze verder en wat kunnen ze voor elkaar betekenen. Na een uur blijkt dat partijen samen willen kijken of ze de kwestie omtrent het relatiebeding kunnen oplossen.

De mediator inventariseert met beide partijen de belangen. Al doende komen partijen zelf al met pragmatische oplossingen.

Als de advocaten aan tafel komen hebben partijen onder leiding van de mediator afspraken gemaakt. Deze afspraken worden in het bijzijn van de advocaten ter plekke vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.

Belangen
De volgende belangen komen op tafel:

• Herstel vertrouwen;
• Bestendiging relatie;
• Erkenning voor elkaars handelen;
• Belang bij werk voor werknemer;
• Belang bij werkgever om oud-werknemer in te kunnen zetten als ZZP-er;
• Duidelijk afspraken;
• Financieel belang;
• Verdere procedures vermijden in verband met duur, kosten, onzekere uitkomst.

Resultaat
Partijen hebben in de mediation de volgende afspraken met elkaar gemaakt, zoals vastgelegd in de vaststellingsovereenkomst:

Het oude relatiebeding vervalt en partijen spreken een nieuw relatiebeding af. Daarbij wordt duidelijk omschreven op welke relaties van A het beding van toepassing is en dat het beding nog anderhalf jaar na ondertekening van de vaststellingsovereenkomst van kracht zal zijn. Daarna heeft B zijn handen vrij. Een al bestaand geheimhoudingsbeding blijft van kracht. Ook wordt er een nieuw boetebeding afgesproken.

Daarnaast spreken partijen af dat ze met elkaar zullen gaan samenwerken. B zal in opdracht van A bepaalde afgesproken werkzaamheden mogen verrichten voor relaties van A. In de vaststellingsovereenkomst staat op welke wijze de opdrachtbevestiging aan B verstuurd zal worden, welke algemene voorwaarden van toepassing zullen zijn en welk tarief zal gelden voor de werkzaamheden van B. B mag met voorafgaande toestemming van A ook rechtsreeks en onder eigen naam werkzaamheden voor relaties van A gaan verrichten.

De Kort Geding procedure wordt beëindigd en partijen dragen de eigen kosten van de procedure.

Er wordt finale kwijting verleend.

Reflectie mediator

Omgaan met escalatie  van een conflict is één van de taken van een mediator. Dat valt niet altijd mee, zeker niet als partijen al in een procedure zijn verwikkeld. In dit geval hielp het ook niet dat de communicatie tussen de advocaten moeizaam verliep.

Na de voorgesprekken had de mediator de indruk dat de soep minder heet gegeten werd dan die in de procedure was opgediend. Hoewel er een duidelijk zakelijk verschil van mening was en de communicatie en het vertrouwen verstoord waren, hadden partijen ook samen een historie en relatie opgebouwd. Ze kwamen elkaar nog steeds tegen in de buurt waar ze wonen. Ook spraken ze nog met respect over elkaar tijdens de voorgesprekken. De kwestie liet beiden niet onverschillig.

Er was snel een procedure gestart en partijen hadden alleen gefocust op de juridische standpunten. Daarmee waren partijen niet toegekomen aan een goed gesprek over hoe het allemaal gelopen was en wat de achtergronden waren. De mediator voelde, op basis van de informatie uit de voorgesprekken, de ruimte aanwezig bij de partijen om dit gesprek alsnog te voeren, maar dan zonder de aanwezigheid van advocaten.

Hoewel het gesprek in de verwijtende sfeer begon kwam er, na een aantal interventies van de mediator (positief herformuleren, samenvatten wat wordt bedoeld, doorvragen), een positieve wending aan het gesprek. In openheid en eerlijkheid konden partijen elkaar vertellen wat hen dwars zat en waarom ze hadden gehandeld zoals ze gedaan hadden. Ook konden ze aangeven dat ze bepaalde dingen, achteraf gezien, anders hadden moeten doen. Dat klaarde de lucht en gaf ruimte aan partijen om te denken over de toekomst. Partijen die eerst recht tegenover elkaar stonden bleken in staat weer een constructief gesprek te voeren.

Bij het inventariseren van de belangen werd ook al snel over praktische oplossingen gesproken. Omdat de werkgever de werknemer een goede toekomst gunde en hij belang had om werknemer weer in te kunnen zetten, konden partijen afspraken maken over verdere samenwerking. Werknemer zag de redelijkheid in van een beperkter relatiebeding.

Toen de advocaten aan tafel kwamen, nadat partijen overeenstemming hadden bereikt, werd in overleg besloten dat door de advocaten een vaststellingsovereenkomst zou worden opgesteld.Zij kennen immers hun cliënt en de kwestie alsook de juridische merites het beste, zodat dit de meest efficiënte manier leek. Bovendien hadden de advocaten in het voortraject al de nodige teksten uitgewisseld. De advocaat van de werknemer nam het initiatief om een concept op te stellen en deed dat steeds in overleg met de advocaat van de werkgever. Dat proces verliep goed en efficiënt. De vaststellingsovereenkomst werd ter plekke geprint en ondertekend door partijen. Daarna is het door partijen voorgelegd aan de rechter met het verzoek de vaststellingsovereenkomst vast teleggen in een proces-verbaal zodat partijen ook meteen een executoriale titel hadden.

PROCES MEDIATION

Verwijzing door de rechtbank

Het betreft een doorverwijzing van de rechtbank, nadat de rechter in Kort Geding heeft voorgesteld om mediation te beproeven

Co-mediation

Er was geen sprake van co-mediation.

Achtergrond mediator

Full-time MfN-registermediator en CEDR Accredited mediator, werkzaam in de zakelijke markt. De mediator is ruim twintig jaar afwisselend werkzaam geweest als (proces-) advocaat, bedrijfsjurist in onder andere de financiële sector en rechter-plaatsvervanger.

Partijbegeleiders en andere betrokkenen

De partijen zijn tijdens de mediation bijgestaan door advocaten.

Intake/plenair/caucus

De voorgesprekken met beide partijen hebben via Zoom plaatsgevonden. Bij het gezamenlijk gesprek waren alle betrokken live aanwezig. Nadat de vaststellingsovereenkomst is getekend heeft de mediator de mediation beëindigd. Er heeft een terugkoppeling plaatsgevonden naar de rechtbank over de uitkomst van de mediation, zonder dat vertrouwelijke informatie is uitgewisseld.

Verslaglegging

De mediator heeft geen tussentijdse verslaglegging gemaakt.

Duur
In totaal hebben twee vertrouwelijke voorgesprekken van een uur en één gezamenlijke bijeenkomst van vier uur plaatsgevonden. In de gezamenlijke bijeenkomst is de vaststellingsovereenkomst door partijen en hun advocaten volledig uitgewerkt. De mediation was binnen twee weken afgerond vanaf de datum van ondertekening van de mediationovereenkomst tot aan de datum van ondertekening van de vaststellingsovereenkomst.

Deze bijdrage van Aletta Renken is gepubliceerd in het Tijdschrift Nederlandse Mediation op 26 augustus 2021