Ontbinding vennootschap onder firma
3 juni 2015
ESSENTIE
Partijen hebben een vof opgericht en werken samen binnen een onderneming in de retailsector. De verschillende visies over hoe ondernemerschap eruit zou moeten zien en ingevuld zou moeten worden leiden tot fricties.
In de mediation wordt onderzocht of er afspraken gemaakt kunnen worden om de samenwerking beter te laten verlopen of dat de oplossing moet worden gezocht in het scheiden der wegen. De vriendschap tussen partijen blijkt aanvankelijk in de weg te staan aan een oplossing.
INHOUD MEDIATION
Casus
X en Y zijn goed bevriend en erg op elkaar gesteld. X runt een goed lopende onderneming in de retailsector. Y ondersteunt haar daar geregeld bij. De samenwerking bevalt zo goed dat ze besluiten samen een soortgelijke onderneming te starten op een andere locatie. X en Y maken afspraken voor samenwerking en richten per notariële akte een vennootschap onder firma (vof) op.
De financiële inbreng in de vof is gelijk. Daarnaast zal X haar kennis en ervaring, die ze heeft opgedaan in haar andere onderneming, inbrengen. Zij zal haar tijd verdelen over beide ondernemingen. Y zal haar tijd besteden aan de nieuwe onderneming. Partijen hebben afgesproken dat de eerste paar maanden voor Y als leertraject gezien moeten worden.
Na enige tijd ontstaat er tussen partijen een conflict over de inzet van beiden en de manier waarop ze invulling geven aan de gemaakte afspraken. X vindt dat Y meer ondernemerschap kan laten zien en dat veel werk op haar neer komt. Y daarentegen is van mening dat X teveel de bedrijfsvoering bepaalt en dat zij onvoldoende ruimte en kansen krijgt om haar rol in te vullen. Aangezien ze er samen niet uitkomen, maar zien dat de ontstane situatie niet langer gaat, kiezen ze er voor om een mediator in te schakelen.
In de mediation komt de start van de samenwerking, de onderlinge relatie van partijen en het ontstane conflict aan de orde. Omdat partijen goed bevriend zijn vinden ze het lastig om elkaar aan te spreken op het functioneren en de haperende samenwerking. Ze zijn bang dat hun vriendschap eronder zal gaan leiden en ze willen de ander niet kwetsen. Zodra dat op tafel ligt en partijen daarover openlijk kunnen spreken ontstaat er ruimte om te praten over hoe ze verder willen.
X geeft aan onvoldoende vertrouwen te hebben dat de samenwerking nog gaat slagen. Zij wil de samenwerking met Y beëindigen en de onderneming zelf voortzetten. X meent dat Y het ondernemerschap niet in de vingers heeft en dat ook niet gaat krijgen. Y zou het redelijk vinden als haar nog de kans wordt geboden om te laten zien wat ze als ondernemer in huis heeft. Ze heeft veel geïnvesteerd in de nieuwe onderneming, zowel wat geld als tijd betreft. Bovendien heeft ze haar baan opgezegd, zodat ze al haar energie kan richten op de nieuwe onderneming. Het einde van de samenwerking ziet ze als een gebrek aan erkenning voor wat ze geïnvesteerd en ervoor opgegeven heeft.
Partijen onderzoeken vervolgens de mogelijkheden van voortzetting en beëindiging van de samenwerking. Ze bespreken wat in hun optiek zou kunnen of moeten veranderen om de samenwerking voort te kunnen zetten en hoe ze de toekomst van de onderneming en hun rol daarin zien. Het blijkt dat X en Y daarover sterk uiteenlopende visies hebben. X erkent de inspanningen van Y en spreekt ook haar waardering daarvoor uit. Niettemin heeft ze, nu de toekomstvisies op tafel liggen, nog minder vertrouwen gekregen in verdere samenwerking en volhardt ze in haar wens om de onderneming alleen voort te zetten. Y geeft aan veel moeite te hebben met de opstelling van X. Ze mist de erkenning voor haar inspanningen en opofferingen. Bovendien voelt ze te weinig ruimte en vertrouwen van de zijde van X jegens haar om nog goed te kunnen functioneren binnen de gezamenlijke onderneming. Partijen komen tot de conclusie dat beëindiging de beste optie is en dat X de onderneming zal voortzetten.
Partijen gaan in mediation verder onderhandelen over de voorwaarden waaronder de samenwerking kan worden beëindigd. Ze schakelen een accountant in om de financiële afwikkeling te regelen, maken praktische afspraken over sleuteloverdracht, toegang tot mailverkeer en hoe ze het team gaan informeren. Y krijgt de gelegenheid om rustig afscheid te nemen van de onderneming en het personeel. De onderhandeling verlopen in alle redelijkheid en partijen blijken in staat om de ontbinding en afwikkeling van de vof binnen enkele maanden te effectueren. De wegen gaan scheiden.
Belangen
De volgende belangen komen op tafel:
- Vriendschap;
- Gevolgen onderlinge relatie bij einde samenwerking;
- Continuïteit van de onderneming;
- Erkenning voor inbreng en verrichte inspanningen;
- Vrijheid in uitoefenen ondernemerschap;
- Op goede manier afscheid kunnen nemen van de onderneming;
- Het niet beschadigen van elkaar, naam en reputatie;
- Vertrouwelijkheid;
- Correcte verevening van de vof met inzet van accountant;
- Vooruit kunnen kijken.
Resultaat
Partijen hebben in de mediation uiteindelijk de volgende afspraken met elkaar gemaakt:
- De vof wordt ontbonden;
- De onderneming zal door X worden voortgezet;
- De inbreng van Y wordt volledig aan haar terugbetaald en verder wordt afgerekend conform de opstelling van de accountant;
- De overeenkomsten van de vof komen op naam van X;
- Er komen afspraken over aansprakelijkheid, vrijwaring en geheimhouding;
- Y krijgt gelegenheid om afscheid te nemen van het personeel van de onderneming..
De afspraken zijn vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst, waarvan het concept en de definitieve tekst door de mediator zijn opgesteld in overleg met partijen.
Opmerking mediator
Partijen hebben elkaar kunnen vertellen wat hun vriendschap betekent, wat de ander voor ze betekent en wat het met ze doet om zakelijk afscheid te nemen. Door deze zaken bespreekbaar te maken is een basis gelegd voor een snelle oplossing van het conflict.
PROCES MEDIATION
Verwijzing door rechter
Het betreft geen doorverwijzing van de rechtbank. Partijen hebben zelf het initiatief tot mediation genomen.
Co-mediation
Geen co-mediation. De mediation is begeleid door één mediator.
Achtergrond mediator
MfN-registermediator die ruim twintig jaar afwisselend werkzaam geweest is als advocaat, bedrijfsjurist en rechter-plaatsvervanger.
Partijbegeleiders en andere betrokkenen
Partijen zijn niet door advocaten of juridisch adviseurs bijgestaan tijdens de mediation. Partijen zijn in de gelegenheid gesteld om zich over de door de mediator opgestelde vaststellingsovereenkomst juridisch te laten adviseren. Door partijen is een accountant ingeschakeld om de financiële afwikkeling te begeleiden.
Intake/plenair/caucus
De eerste twee bijeenkomsten hebben kort na elkaar plaatsgevonden. In het eerste gezamenlijke gesprek is uiteengezet wat de situatie op dat moment was, de achtergrond van de samenwerking en de persoonlijke verhoudingen.
In het tweede bijeenkomst is dieper ingegaan op de vriendschap tussen partijen en de betekenis die ze er aan hechten, mede in samenhang met hun zakelijke samenwerking. Dit gebeurde door afzonderlijke gesprekken tussen partijen en de mediator (caucus), gevolgd door een gezamenlijk gesprek.
Partijen hebben, in overleg met de mediator, afgesproken om ter voorbereiding op het derde gesprek na te denken over twee opties (samenwerking voortzetten, beëindigen in onderling overleg) en onder welke (rand)voorwaarden dat wat hen betreft zou kunnen. In het derde gesprek bleek dat verdere samenwerking geen optie meer was. In de twee opvolgende gesprekken zijn de afspraken om tot beëindiging van de vof te komen uitgewerkt. De afspraken zijn vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst.
Verslaglegging
De mediator heeft de tussentijdse verslaglegging aan partijen gemaild.
Duur
In totaal hebben vijf gesprekken plaatsgevonden met een gemiddelde duur van twee en half uur. De mediation heeft drie maanden geduurd vanaf de datum van ondertekening van de mediationovereenkomst tot aan de datum van ondertekening van de vaststellingsovereenkomst.
RELEVANTE BEPALINGEN OVEREENKOMST
Artikel 2. Afspraken en uitvoering daarvan
Partijen wensen, ter beslechting van hun Geschil, hun nieuwe rechtsverhouding als volgt vast te leggen:
- Partijen stellen vast dat de vof per [ ] is ontbonden met beider toestemming. De ontbinding is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
- X heeft per [ ] de onderneming voortgezet onder de naam [ ];
- Partijen stellen vast dat de eigendom van de roerende zaken die eigendom waren van de vof en/of mede-eigendom waren van Y, voor zover betrekking hebbende op de vof, zijn overgedragen aan X. Daaronder vallen onder andere inventaris en voorraden.
- Partijen stellen vast dat de navolgende contractuele rechten en verplichtingen van de vof per genoemde datum uitsluitend toebehoren aan respectievelijk voor rekening en risico komen van X, nu deze rechten en verplichtingen op X zijn overgegaan door contractoverneming c.q. contractvernieuwing:
- De huurovereenkomst betreffende [ ];
- De franchiseovereenkomst [ ];
- De kredietovereenkomst [ ];
- Alle vaste lasten (gas, water, elektra), abonnementen en verzekeringen, aan beide Partijen bekend.
- X verklaart dat er per datum van ondertekening van deze Overeenkomst geen contractuele verplichtingen meer staan op naam van de vof en/of X en Y tezamen voor zover deze betrekking hebben op de onderneming. Y verklaart dat zij inzage heeft gehad in de onder d. genoemde overeenkomsten waaruit blijkt dat deze per genoemde datum niet meer op naam staan van de vof en/of haar naam;
- De rekening die bij [ ] te naam gesteld stond van de vof is per [ ] omgezet op naam van X;
- De Verevening is in opdracht van Partijen uitgevoerd door [accountant]. Partijen stellen vast dat de bevindingen van [accountant] zoals neergelegd in de [ ] hun instemming hebben;
- Met inachtneming van de uitkomst van de Verevening en nader gemaakte afspraken over verrekening van kosten zijn Partijen het volgende overeengekomen: [ ];
- Partijen zullen in gezamenlijk overleg aangifte doen bij de belastingdienst voor zover de aangifte betrekking heeft op de vof. Beide Partijen hebben te allen tijde recht op inzage in en op afschriften van de boekhouding van de vof;
- Partijen stellen vast dat hun Geschil zal zijn beëindigd als alle in artikel 1 van deze Overeenkomst genoemde afspraken correct en tijdig zijn nagekomen.
Artikel 3. Aansprakelijkheid, vrijwaring en finale kwijting
- Partijen stellen vast dat zij hoofdelijk aansprakelijk blijven voor verplichtingen van en aanspraken jegens de vof, uit welke hoofde ook, tot [datum ontbinding]. Daaronder wordt mede verstaan het tijdig en correct aangifte doen bij belastingdienst en sociale verzekeringsinstellingen namens de vof en het tijdig betalen van opgelegde aanslagen.
- Na [datum ontbinding] is X aansprakelijk voor verplichtingen van en aanspraken jegens de vof uit welke hoofde ook en vrijwaart zij Y terzake en zal zij Y schadeloos stellen.
- Beide partijen blijven ieder voor zich aansprakelijk voor het tijding en correct doen van de eigen belastingaangifte en opgave bij sociale verzekeringsinstellingen, alsmede betaling van opgelegde aanslagen. Partijen vrijwaren elkaar over en weer terzake daarvan.
- Met inachtneming van het bepaalde in de leden 1 t/m 3 verlenen Partijen elkaar voor wat betreft de Verevening over en weer finale kwijting.
Artikel 4. Juridisch, financieel en fiscaal advies
Artikel 5. Geheimhouding
Artikel 6. Geen negatieve uitlatingen
Artikel 7. Vaststellingsovereenkomst
Artikel 8. Ontbinding overeenkomst
Artikel 9. Toepasselijk recht en mediation
Dit artikel is gepubliceerd door Aletta Renken in het Tijdschrift Nederlandse Mediation, jaargang 2015, aflevering 2.