Venijn zit in de staart bij een vaststellingsovereenkomst in mediation
1 november 2018
Bij een geslaagde zakelijke mediation worden de gemaakte afspraken vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Spreek zorgvuldig af wat er gebeurt als een partij de afspraken niet nakomt.
Een vaststellingsovereenkomst is bedoeld om een geschil te beëindigen of verdere geschillen te voorkomen. Deze kan worden opgesteld door de zakelijk mediator of door de advocaat of juridisch adviseur van een van de partijen. Partijen krijgen altijd de gelegenheid om de vaststellingsovereenkomst, vóór ondertekening, juridisch te laten toetsen.
Executoriale titel
Een getekende vaststellingsovereenkomst kan worden vastgelegd in een proces-verbaal of een notariële akte. Hiermee krijgt het de status van een “executoriale titel”. Dat betekent dat de gemaakte afspraken direct in Nederland ten uitvoer gelegd kunnen worden. Je hoeft niet eerst naar de rechter om een vonnis te krijgen. Dat kan bijvoorbeeld nuttig zijn als er betalingsafspraken zijn gemaakt of afspraken die binnen een bepaalde tijd moeten worden nagekomen, zoals afgifte van bepaalde zaken.
Lang niet alle vaststellingsovereenkomsten worden vastgelegd in de vorm van een executoriale titel. Wat kun je dan doen als de andere partij haar afspraken niet nakomt? Het ligt voor de hand dat de partijen eerst proberen er zelf uit te komen. De verwachting is dat de relatie tussen partijen, na mediation, weer zo goed is dat dit onderwerp bespreekbaar is.
Mediation afspreken
Lukt dat niet, dan kunnen ze terugvallen op de afspraken in de vaststellingsovereenkomst. Partijen kunnen vastleggen dat ze eerst weer naar de zakelijk mediator gaan om hun nieuwe geschil, het niet nakomen van de gemaakte afspraken, op te lossen. De reden waarom een partij niet nakomt kan besproken worden. Mogelijk is de kwestie snel en tegen weinig kosten opgelost. Bijvoorbeeld omdat de uitvoering stuit op praktische bezwaren, zoals het overdragen van het beheer van een social media account of is er meer tijd nodig om een betaling rond te krijgen. Als er sprake is van onwil bij een van de partijen kan de zakelijk mediator, die bekend is met de gemaakte afspraken, de niet nakomende partij daarop concreet bevragen en de onderhandelingen tussen partijen begeleiden. Mochten ze er binnen een bepaalde tijd niet uitkomen, of wenst een van de partijen geen zakelijke mediation, dan kunnen de partijen afspreken dat de rechter moet beslissen. Het is verstandig die mogelijkheid in de vaststellingsovereenkomst op te nemen. Partijen kunnen er voor kiezen om het mediationtraject over te slaan en direct te kiezen voor een procedure bij de rechtbank. Dit kan een langdurig en kostbaar traject worden, mede omdat bij dergelijke procedures een advocaat ingeschakeld moet worden.
Geheimhouding
Wanneer een geschil aan de bevoegde rechter wordt voorgelegd, is het belangrijk dat er in de vaststellingsovereenkomst afspraken zijn gemaakt over de geheimhouding. Alles wat in de mediation is besproken en de afspraken die zijn vastgelegd in de vaststellingsovereenkomst zijn immers vertrouwelijk. De rechter die het geschil moet beoordelen moet weten welke afspraken er zijn gemaakt. De geheimhouding mag daarom niet gelden voor de rechter die moet oordelen over de gemaakte afspraken. Als daar geen duidelijke bepaling over is opgenomen in de vaststellingovereenkomst, bestaat de kans dat een rechter zich niet over de kwestie kan uitlaten en zit het venijn van het mediationtraject alsnog in de staart.