Privacyverklaring van AR Mediation

Dit is de privacyverklaring van Aletta Renken, h.o.d.n. AR Mediation, gevestigd te Naarden (hierna: “ARM”). Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van (potentiële) cliënten en andere personen die de website van ARM (alettarenken.nl) bezoeken of contact met ARM hebben.

ARM is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten en uiteraard de regels die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) naleven.

Welke persoonsgegevens verwerkt ARM, voor welk doel en met welke grondslag?

Dossier

Indien u een opdracht aan ARM verstrekt, verwerkt ARM persoonsgegevens die u aan haar verstrekt. Dit zijn de contactgegevens en persoonsgegevens die relevant zijn voor het (mediation)dossier. Daarbij kan het gaan om gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens. ARM gebruikt de persoonsgegevens die u heeft verstrekt om een (mediation)dossier te behandelen. Omdat er mogelijk gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden, vraagt ARM uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediationovereenkomst of andere overeenkomst van opdracht te tekenen. U heeft het recht om uw toestemming weer in te trekken. ARM mag dan geen gegevens meer van u verwerken en zal haar werkzaamheden in dat geval staken.

Facturering

Indien u een opdracht aan ARM verstrekt, verwerkt ARM ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die ARM verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens. De gegevens die u heeft verstrekt, gebruikt ARM om werkzaamheden te factureren. Deze verwerking is noodzakelijk om de overeenkomst die u met ARM sluit uit te voeren.

Contact

Indien u contact met ARM opneemt via het contactformulier op de website, per e-mail of via de telefoon verwerkt ARM de gegevens die u verstrekt. Het gaat dan om de contactgegevens en de reden waarom u contact met ARM zoekt. ARM gebruikt de verstrekte gegevens om contact met u op te nemen indien nodig, bijvoorbeeld om een vraag te beantwoorden, en verder om u updates te sturen over haar dienstverlening of u uit te nodigen voor een evenement.

ARM verwerkt deze gegevens omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van haar gerechtvaardigd belang, namelijk het kunnen uitoefenen van haar werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten. U kunt bij ARM aangeven dat u de nieuwsbrieven en/of uitnodigingen niet meer wilt ontvangen.

Cookies

AM verwerkt analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van haar website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IP-adres van de bezoeker opgeslagen.

De gegevens die ARM verzamelt over de bezoekers van de website worden alleen gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.

Hoe lang bewaart ARM uw persoonsgegevens?

Dossier en administratie

ARM bewaart het (mediation)dossier en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen in beginsel gedurende twee jaar nadat het dossier gesloten is, waarna het dossier wordt gearchiveerd in verband met de wettelijke bewaartermijnen. De administratie bewaart ARM gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.

Met wie deelt ARM uw gegevens?

Uw gegevens worden opgeslagen in een digitaal dossier en kunnen voorkomen in e-mails die ARM verstuurt of ontvangt en worden daarmee verwerkt door haar ICT provider. Verder worden de betalingsgegevens die u ten behoeve van de facturering aan ARM heeft verstrekt, doorgegeven aan de partij die ten behoeve van ARM de financiële administratie verricht.

Indien u, of een andere partij die betrokken was bij een mediation, een klacht tegen ARM indient die betrekking heeft op de behandeling van een mediationdossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de Stichting Kwaliteit Mediators (SKM) en/of aan de Stichting Tuchtrechtspraak Mediation (STM). Uw gegevens worden door beide instanties vertrouwelijk behandeld. Tevens kunnen uw gegevens worden verstrekt aan de beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar van ARM, indien daar op grond van de wet of polisvoorwaarden aanleiding toe is.

ARM verstrekt uw gegevens verder niet aan derden, tenzij ARM daartoe op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht wordt.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

ARM heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. De ICT provider van ARM heeft eveneens dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen.  

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

1. Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;
2. Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn;
3. Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
4. In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
5. Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft of een klacht heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met Aletta Renken via telefoon: +31 618 945 960 of e-mail: info@alettarenken.nl.